Onnistunut yleisötilaisuus vaatii hyvän suunnittelun lisäksi tarmokasta otetta ja riittävää resurssia tapahtuman järjestelyissä. Tilaisuuden järjestäjä vastaa siitä, että tilaisuus on turvallinen, terveellinen, toimiva ja ympäristön huomioon ottava. Tilaisuuden laatu ja laajuus määrittävät lopullisen lupa- ja ilmoitustarpeen. Järjestäjällä on myös velvollisuus tiedottaa tapahtumaan osallistuvia, kuten myyjiä, asiakkaita ja esiintyjiä, tarvittavilta osin määräyksistä ja ohjeista.

Yleisötilaisuuksista ja yleisistä kokouksista säädetään kokoontumislaissa.

Tapahtuman suunnittelussa on hyvä huomioida ainakin seuraavat asiat:

• Tapahtuman idea, tavoite ja sisältö
• Luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat
• Tapahtuman turvallisuus
• Tapahtuman markkinointi
• Saavutettavuus ja esteettömyys
• Siisteys ja jätehuolto
• Sähköt, vedet ja rakenteet
• Toiminta tapahtuman aikana ja jälkeen